Lohnt sich der Anlass für eine Pressemitteilung? Versetzen Sie sich in die Rolle eines Lesers und fragen Sie sich, ob Sie selbst der Anlass für diese Pressemitteilung wirklich interessieren würde? Brauche ich Bilder oder Interviews?
Bilder können ein Projekt anschaulicher machen. Um so wichtiger ist die Auswahl aussagekräftigen Bildmaterials. Wählen Sie maximal 10 Bilder aus, aus denen der Redakteur wiederum auswählen kann. Schreiben Sie zu jedem Bild einen kurzen Hinweis oder aussagekräftigen Titel.

Sind Termin und Uhrzeit richtig gewählt?
Medien haben verschiedene Redaktionsschlüsse und Erscheinungsweisen.
Suchen Sie vor der Veröffentlichung einer Pressemitteilung das Gespräch mit dem Redakteur und sprechen Sie den Termin der Veröffentlichung ab.

Werden Problemfelder berührt?
Prüfen Sie, ob die Interessen von Partnern oder Kunden berührt werden. Sind Sperrfristen notwendig? Werden eventuell Persönlichkeitsrechte von Dritten verletzt?
Insbesondere zitierte Namen, Texte und Bilder sollen autorisiert sein. Auf eine Quellenangabe darf nicht verzichtet werden.

Kontaktdaten genannt?
Eine Pressemitteilung ohne Firma, Name, Telefon und E-Mail ist sinnlos.
Kein Journalist wird Sie kontaktieren.

Journalisten überarbeiten Texte von hinten weg, so dass die wichtigsten Informationen oben stehen sollten.

    -  Verwenden Sie klare Aussagen, verzichten Sie auf Eigenlob, Superlative, Worthülsen, Werbung und Mutmaßungen.
    -  Verwenden Sie kein Passiv - das klingt umständlich.
    -  Vermeiden Sie Füllwörter und Wiederholungen.
    -  Konstruieren Sie keine Schachtelsätze, vermeiden Sie Fachausdrücke und wo diese notwendig sind,
       erklären Sie diese kurz.
    -  Verwenden Sie keine unerklärten Abkürzungen
    -  Benutzen Sie dagegen abwechslungsreich Verben und Adjektive, die den Text lebendiger machen.

Wörter, die nicht in eine Pressemitteilung gehören:
allemal, allerdings, anscheinend, an sich, bekanntlich, durchweg, eigentlich, einigermaßen, fraglos, gemeinhin, gottseidank, irgendwann, möglicherweise, neuerdings, offenbar, quasi, relativ, sicherlich, übrigens, vermutlich, wahrscheinlich, zweifellos u.v.m.

Digitale Presseinformationen können bequem weiterverarbeitet und archiviert werden. Außerdem ist die Internet-Pressearbeit einfach zu realisieren, kostengünstig und nicht zuletzt umweltschonend.

Gehören Online- und Offline-Pressearbeit überhaupt zusammen?
Online- und Offlinekommunikation sind nicht voneinander zu trennen. Online-Kommunikation bedeutet hauptsächlich, dass neue Transportwege genutzt werden. Die Inhalte sind meist die gleichen geblieben. Wichtig ist, dass Online und Offline aufeinander abgestimmt sind und sich gegenseitig ergänzen. So erhöhen Sie die Aufmerksamkeit für Ihre Pressearbeit.

Was sind die Kernbereiche von Online-Pressearbeit?
E-Mail Versand, Pressebereiche auf der Webseite oder digitale Pressemappen sind wichtige Aspekte der Online-Pressearbeit.
Digitalisierte Texte, Bilder, Grafiken, Audiofiles können im Internet hinterlegt werden.

Was sind die häufigsten Fehler bei Online-Pressearbeit?
Das Medium E-Mail wird oft falsch eingeschätzt: Nach dem Prinzip Masse statt Klasse werden die elektronischen Briefkästen der Journalisten bestückt.

Wirkliche Nachrichten laufen daher Gefahr, nicht wahrgenommen zu werden. Dateianhänge erschweren zusätzlich den Informationsfluß. Der Stellenwert des Internetauftritts wird noch immer unterschätzt.
Websites bieten oft keine geeigneten Presseinformationen, sind nicht aktuell oder technisch mangelhaft. Bilder, Grafiken oder andere Anwendungen sucht man oft noch vergebens.

Differenzieren Sie nach Sammel- und Personenadressen. Persönlich adressierte Mails genießen eine höhere Aufmerksamkeit. Vermeiden Sie HTML-Mails. Nicht jeder kann dieses Format problemlos lesen.

Welche Möglichkeiten bietet E-Mail noch?
Gerade E-Mail ist ideal, um einen eigenen Newsletter zu etablieren. Informieren Sie interessierte Journalisten monatlich über alles Wissenswerte aus Ihrer Gemeinde. Außerdem ist E-Mail auch ein Dialogmedium. Stellen Sie sicher, dass direkte Rückantworten auf Ihren Versand auch wirklich wieder in Ihrem Postfach landen. E-Mails von Journalisten müssen umgehend beantwortet werden.

Checkliste für Ihren E-Mailaussand
    -  Aussagefähige Kopfzeilennachricht in die Betreff- oder Subjectzeile.
    -  Mit einer Headline wie "Aktuelle Presseinformation der XY AG" kann kein Journalist etwas anfangen.
    -  Länge der E-Mail überprüfen.
    -  Alles kann in 300 Worten beschrieben werden - das ist etwa eine DIN A4-Seite.    
    -  Weiterführende Infos auf Anfrage versenden.
    -  Harte Umbrüche und Trennungen entfernen.
    -  Reiner Fließtext ist unumgänglich. Umlaute umwandeln.
    -  Manche, aber keineswegs die Mehrheit der Mail-Programme, machen aus ä,ö,ü und ß Zeichensalat.
       Wenn Sie sicher gehen wollen, schreiben Sie ae, oe, ue oder ss.
    -  Keine besonderen Schriftarten und Schriftgrößen verwenden.
    -  Denken Sie daran, dass Formatierungen in E-Mails nicht übertragen werden.
       Wenn Sie etwas hervorheben wollen, rahmen Sie Worte ein mit: *, + oder //. Besser aber ganz darauf verzichten.
    -  Adressen in BCC-Feld einfügen. So kann der Adressat nicht die Adressen, der anderen Journalisten lesen.
       Das ist guter Stil, denn persönliche E-Mailadressen sind kein Allgemeingut.
    -  Verzichten Sie auf Dateianhänge. Schicken Sie lieber einen einfachen Link in der Mail mit, der auf Ihre Website
       verweist: So haben Journalisten bequem Zugriff auf Bilder, Grafiken oder Statistiken, die Sie hinterlegt haben.

 
Mehr als nur Texte - eine Chance für die Pressearbeit
Pressearbeit im Internet darf sich nicht nur auf den Textbereich beschränken. Nutzen Sie auch andere Möglichkeiten: Medien brauchen immer gutes Bildmaterial.
Zeigen Sie Ihre wichtigen Leute und Projekte, erstellen Sie Grafiken, die die Arbeit in Ihrer Gemeinde deutlich machen.

Welches sind die häufigsten Fehler bei der Gestaltung einer Website?
Eine Website, die keine aktuellen Presseinformationen - egal ob Text, Bild, Grafik oder anderes - enthält, ist unprofessionell und wirkt "ungepflegt". Die Moden im Internet ändern sich schnell. Regelmäßige optische Überarbeitungen dürfen nicht vernachlässigt werden. Außerdem ist eine optimale Seitennavigation unumgänglich, damit Journalisten wichtige Informationen auch sofort finden.

Welches sind die häufigsten technischen Fehler einer Website?
Journalisten sind ungeduldig; Sie arbeiten unter Zeitdruck, deshalb müssen die Ladezeiten einer Website minimiert werden. Besonders Bild- oder Grafikdateien, die zum Download hinterlegt werden, dürfen nicht zu groß sein.

Warum ist eine Website mehr als eine reine Informationsquelle?
Presse- und PR-Verantwortliche müssen sich darüber im Klaren sein, dass die Internetseite ein Träger der Außenwahrnehmung ihrer Gemeinde, insbesondere bei jungen Menschen, ist. Ein Internetauftritt ist immer auch Imageträger. Innovationsfreudigkeit, Seriosität oder Kompetenz werden durch die Web-Präsenz kommuniziert.

Der Internetauftritt ihrer Gemeinde muss folgende Informationen enthalten

    -  Kontaktdaten
    -  aktuelle Pressemeldungen
    -  aktuelle Projektdaten
    -  Fotogalerie (zum Download in Druckqualität)
    -  Gemeinde-Organigramm
    -  Termine
    -  Sitemap

Was darf bei Pressearbeit mit Bildern nicht fehlen?
Ohne eine stimmige Bildunterschrift ist das Motiv nur die Hälfte wert. Die Bildunterschrift muss das Dargestellte mit wenigen Worten genau beschreiben. Liefern Sie außerdem eine ausführliche Bildinformation mit (etwa 40 Worte, wer, was, wie wo, warum, evtl. Nutzungsrechte).
Verbreiten Sie nie ein Bild, ohne die Rechtefrage vorher geklärt zu haben.

Wie arbeiten Bildredakteure?
Bieten Sie eine Auswahl an Bildern an. Gleichzeitig gelieferte Hoch- und Querformate erfreuen jeden Layouter - das kann entscheidend für einen Abdruck sein.
Digitalbilder sollten in verschiedenen Dateiformaten verfügbar sein. Jedes Format hat seine Vor- und Nachteile. JPG-Dateien sind klein (mailbar) und handlich und können von allen Programmen gelesen werden. Die Bildqualität leidet jedoch bei der Datenkompression. EPS- oder TIFF-Formate werden von Grafikern und Layoutern gern gesehen. Für eine E-Mail sind diese Formate allerdings oft zu groß. Achten Sie darauf, dass Digitalbilder eine Auflösung von 300 dpi haben.

Bieten Sie Geschichten an. Versetzen Sie Ihr Anliegen oder Ihr Produkt in die Erlebniswelt der Leser. Vermeiden Sie dabei Fachterminologie. Die Leser von Fachzeitschriften dagegen besitzen thematisches Vorwissen oder sind selbst Fachleute - hier müssen Pressemitteilungen detaillierter und fachlicher ausfallen.

Warum sind Nachrichtenagenturen besonders wichtig für die Pressearbeit?
Wenn eine Nachrichtenagentur eine Pressemitteilung aufgreift, wird die Nachricht schneller verbreitet. Nachrichtenagenturen gehören zu den wichtigsten Multiplikatoren in der Pressearbeit, da Sie mit Ihren Diensten Print, TV und Hörfunk gleichzeitig erreichen. Außerdem beziehen viele Entscheidungsträger aus Politik und Wirtschaft Agenturdienste. Ein zusätzlicher Multiplikator sind spezielle Agenturdienste, die im Internet frei gelesen werden können.

Was brauchen Radiosender?
Bis auf einige Ausnahmen bieten in erster Linie die öffentlich-rechtlichen Sender ausführliche Nachrichten und Magazinsendungen an. Privatstationen interessieren sich eher für bunte Themen - oft auch mit regionalem Bezug. Seien Sie kreativ und bieten Sie Geschichten an, die auch beim "Nebenbei-Hören" Aufmerksamkeit erzielen. Privatsender greifen aufgrund fehlender Korrespondentennetze und Kostendruck vermehrt auf fremd produziertes, sendefähiges Material zurück.